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简单不先于复杂

Zoho CRM客户关系管理平台概览

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Zoho 可能不像微软或谷歌那样家喻户晓,他们的 CRM 可能不像 Salesforce 那样普及。但多年来,Zoho 一直是 CRM 领域的有力竞争者,因为它具有强大的功能集以及整体质量和实用性。

如果您正在为您的企业寻找 CRM 市场,Zoho 是您将找到的最佳竞争者之一。即使是免费版本也功能齐全,它可能是您唯一需要的 CRM 套件。在免费增值软件的时代,这说明了很多。因此,由于我们社区中的许多人似乎很可能会将 Zoho 用于他们自己的业务,我们认为创建一个入门指南以让您更快地启动和运行是一个好主意。

Zoho CRM:它有什么作用?

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它确实……很多。仅基于官方登录页面,您将获得一个名为 Zia 的 AI 助手(付费计划)、多渠道通信工具(包括实时聊天、网站访问者跟踪/消息传递和电话)、对您的数据和指标的深入分析,以及线索管理。Zoho 为团队和个人提供自定义销售渠道和客户/供应商门户。

唷。他们提供 了很多

最重要的是,CRM 只是整个 Zoho 工具套件的一部分。该公司有 60 多个应用程序,如果您愿意,它们都可以以某种方式集成。因此,您可以按照团队需要的任何方式捆绑、添加和扩展 CRM。

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然而,对于这个特定的概述,我们将只关注 Zoho CRM 本身,而不是包含它的捆绑包。

入门很容易

Zoho 让您的注册(和注册)变得非常容易。如果您以任何方式使用 Google Apps 工作,您可以使用它来登录(或普通的 Google 帐户)。或者,您可以使用 LinkedIn。(应该注意,第三方登录是针对企业帐户的。没有 Facebook 或 Twitter。)您也可以使用电子邮件和密码以老式方式注册,老实说同样简单。

在您注册时,Zoho 会为您提供为期一个月的企业版试用。这真是太棒了,试用版可能会让您在预算中找到用于升级的资金。下图是他们升级页面的简要版本。您还可以在 Zoho 网站上查看每一层的详细分类。

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仪表盘

当您第一次登录仪表盘时,您会看到一个您现在可能已经习惯的景象:一个浏览器通知弹出窗口。我建议  这次点击允许,因为 CRM 通知非常有用。

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完成后,您会看到整个仪表盘。您从 CRM 所需的基本指标开始:我的未关闭任务、我的会议、今日线索我本月关闭的商机。没有这些,你真的无法规划你的销售和营销策略。然而,Zoho CRM 并不局限于这些。单击右上角的三个小点按钮以打开“ 添加组件”模式并选择您的主仪表盘需要的其他框。

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如果这还不够自定义,您可以单击右上角下拉菜单箭头以打开一个菜单以查看经典视图(只需今天的事件和任务日历)。该菜单还可以将您带到一个全新的页面,您可以在其中创建和保存各种主页仪表盘模板。那些拥有非常专业的团队成员的人将充分利用该功能。

Zoho CRM 线索

线索是 CRM 的核心。他们代表可能成为客户的组织或个人。它们与联系人(我们稍后会谈到)的不同之处在于,联系人不一定是线索——但他们可能会让您(等待)与联系人联系。例如,Not On The App Store, LLC 的社交媒体经理 Sarah Hah 可能是您的联系人。她的主管达琳·康纳(Darlene Connor)将是您达成交易的主要负责人。所以达琳成为你的领导。

您可以通过几种不同的方式将潜在客户导入 CRM,但最简单的方法是直接导入。使用从大多数主要 CRM(Highrise、Salesforce 等)或 .CSV 文件导出的文件。如果您手头没有导出,您也可以手动输入所有信息。或者,如果您有少量潜在客户开始。大多数企业最初不会使用手动选项。

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一旦您通过导入向导完成映射字段的过程(如果您的 .CSV 设置正确,您将不会遇到任何问题),Zoho 会向您显示潜在客户管理页面。在这里,您将以几乎任何您想要的方式过滤、排序并与这些人和公司互动。

 

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当您单击“ 线索”按钮时,您会看到一个过滤器菜单以显示特定的预设列表,并在左列下方。然后根据需要进行调整。导入按钮位于右上角,带您返回上一个屏幕,而他 +则转到手动潜在客户创建屏幕。

 

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无论您如何输入信息,它们最终都会出现在“ 线索 ”选项卡下。当您单击任何潜在客户的姓名时,您将被带到他们的详细资料页面。

与个别潜在客户互动

各个潜在客户资料使事情顺利通过销售渠道。也就是说,你不能在这个屏幕上做很多事情。您可能最常使用“ 发送邮件”按钮和“新呼叫” 按钮。当您点击 发送电子邮件时,  Zoho CRM 会打开一个内置电子邮件窗口。无需担心跟踪或浏览器扩展。它就在那儿。新 呼叫 按钮也可以通过浏览器中的电话安排或立即拨打电话。这真是太有用了。

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您还可以为此特定潜在客户创建新的任务和日历事件,它们会自动添加到 CRM 中的适当位置 – 团队日历、活动提要、任务列表等。就像“ 新呼叫”按钮一样, 立即开会!链接打开一个新的视频会议窗口。内置的 VOIP 工具就像Zoom.us、 Skype 等(尽管您也可以选择使用自己喜欢的软件。)

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然后是页面上最重要的两个链接: 新任务 和 新事件。你问,为什么这些比能够直接打电话和联系你的领导更重要?因为那些不是通过铅漏斗路由的。这就是你的目标:要达到你需要这些工具的地步,事件和任务是必要的。

任务是不言自明的。这些是需要在领导中采取的具体行动。您可以将它们标记为未开始、进行中、 延迟、完成 或 等待输入。它们还附加到具有优先层次结构的特定帐户和团队成员。与大多数操作一样,无论在何处引用潜在客户/联系人操作,它们都会出现。

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事件

事件甚至比任务更简单,但同样重要。它们是日历事件。而已。没有他们,您将无法很好地领导团队或进行销售或完成您的流程。这些也附加到潜在客户、联系人和团队成员,您可以邀请您选择的任何人。同样,这些将在 Zoho CRM 中存在参与者的任何地方引用。

在潜在客户资料本身中,您可以看到所有这些如何相互作用并被列出。您还可以获得在 CRM 的各个选项卡和部分中为自身编制索引的其他选项。

  1. 备注 – 附加仅与该注释相关的文档,而不是与配置文件本身相关的文档。项目特定请求等
  2. 附件 ——长期、必要的文件和记录,与一段时间相关
  3. 产品——与此线索相关的所有产品列表
  4. 任务、通话及会议活动 ——你提出的东西,列出和过滤你选择的任何方式,并按类型(任务、通话及会议活动等)分隔。并按未关闭和已关闭进行分组划分。

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从线索到动态

您或您的团队对潜在客户或联系人所做的任何事情或 Zoho CRM 中的几乎任何其他事情都将显示在 Feed选项卡下。我刚刚对上述潜在客户资料所做的一切都反映在供大家查看的供稿中。但是,当您在一个团队中并将其用于您的业务的真正 CRM 时,它不仅仅是一个联系人或领导。全部是 它们——尽管您可以使用 提要首选项来设置向组织中的所有人显示哪些 提要。

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那时您将需要设置不同的规则,您可以遵循这些规则来满足您可能有的特定需求。当某家公司达到一定的收入水平时,您可以创建警报等等。请记住,点击创建按钮 会自动将您带到与“管理”按钮相同的窗口。

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行动

行动仅在旧版本的时候才可用。我不会在这里花很多时间,因为此时它有点多余,但是“ 行动”选项卡使您可以访问您在其他地方设置的事件、呼叫、任务和交易。如果您需要查看公司当前状态的总体概览,请转到“活动”选项卡。您可以自定义、过滤和创建需要概览的任何数据的新视图。

全新版本的活动,已经直接将活动中的任务、会议和通话分拆到 Zoho CRM 顶部菜单入口,更加直观,及便以操作,如下图所示。

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您也可以从此选项卡发起新的呼叫、事件和任务。因此,它实际上是对 Zoho CRM 的概述,而不仅仅是其中的一部分。您不能在此处执行的唯一操作是设置视频会议

报表

基本上,您可以报告 CRM 中发生的任何事情。从新的潜在客户到今天的电话,再到个性化的销售人员绩效报表。无论你需要什么信息,你都得到了。

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在报告选项中您没有得到任何特别的东西,但这没关系。报道就是报道。它是为您的数据极客提供的数据、指标和分析。这已经足够了。

帐户和联系人

虽然这是 Zoho CRM 的两个独立部分,但您不能在没有另一个的情况下与任何一个开展业务(至少不是真的)。 帐户是与您开展业务的组织和公司。这将是优雅的主题或 Automattic 或 Nintendo。 那么,联系人就是那些组织中与你有联系的人——Nick Roach、Matt Mullenweg、Shigeru Miyamoto。

您可以通过两种方式了解这些部分。您可以先创建帐户,填写所有相关信息(地址、电话号码、行业、网站、收入等)。或者,您可以使用“快速创建:帐户”选项从单个联系人 创建帐户,然后返回并稍后填写关联数据。由你决定。

通过帐户选项卡创建

在选项卡中,您只需点击 右上角的+ ,然后填写所有相关信息。但是,您不能从此屏幕关联联系人。这只是为了添加组织信息。

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通过联系人选项卡创建

联系人选项卡在 右上角具有相同的 + ,用于添加新联系人。如果您想创建一个帐户并将其与现有联系人关联,只需单击他们的姓名。您将被带到同一屏幕以填写或编辑该联系人的信息。无论如何,  Account Name字段对于这部分来说很重要。

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将此联系人与现有帐户相关联,请单击文本字段本身,这将激活下拉菜单,或者您可以单击办公楼的图标以显示模式。要创建一个新帐户并将此联系人链接到它,请点击任一选项中的 新帐户按钮。完成 Save and Associate。只需点击 保存只会创建帐户,但还没有联系人与之关联。

您只能通过此屏幕关联联系人和帐户。请记住,您不能从帐户的个人资料页面执行此操作。再一次,所有这些信息都会在“ Feed ”选项卡中弹出 。

商机

商机是您用来跟踪您在将联系人转变为潜在客户的过程中所处的位置的记录和流程。您的团队沿着漏斗向下移动并完成交易的步骤。最终,您要么以成交的方式结束交易,要么以失败的方式结束交易 。 (或者不幸 输给竞争对手。) 不过,达成交易与我们经历过的任何其他创作几乎相同。这是相同类型的字段,因此我们将使用该字段并进入交易页面本身。

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交易资料与任何其他资料页面没有太大区别。您会获得与其他人相同的 新任务、新事件、新呼叫选项,并且您输入的有关交易的信息与您对帐户或潜在客户所做的相同。但是,这一次,您可以为交易分配一个联系人,该联系人将与您的团队联系。您为他们分配不同的角色,从 采购到 决策者,这样您就可以跟踪参与此特定交易的每个人。

当您与这些人进行交易时,此页面会更新所有与之前的线索、联系人和客户相同的信息。这样一来,您就可以将所有内容完全互连。

将潜在客户和联系人转换为交易

事实上,如果您从看起来很有希望的潜在客户开始,您可以输入潜在客户资料并将其转换为新联系人(或将其添加到现有联系人)。如何?按显示转换的绿色按钮 很容易,对吧?

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在此过程中,您甚至可以开始一个新的交易,只要您点击保存,或者在本例中为转换,它就会自动分配并连接所有必要的联系人、帐户、备注和活动 。如果存在具有潜在客户提供的信息的联系人,您可以将它们合并在一起,但如果不存在,您只需创建一个新联系人。没什么大不了。

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例如,您可以看到转换的时间,通过网站发送电子邮件时为潜在客户创建的后续任务现在列在新交易中,以及现有联系人,否则不会以任何方式与之相关联。很酷,对吧?

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文件

可以从工具栏中的省略号图标(三个点)访问“ 文档”选项卡。它简单明了。您可以上传文档、音乐、图片、视频和整个文件夹以保存在 Zoho CRM 环境中。您还可以点击 创建 按钮并访问 Zoho 版本的文字处理器、电子表格软件和演示文稿制作工具。它们就像 Microsoft Office 365 或 Google Drive 一样工作,而且从我对它们的有限试用来看,它们似乎工作得很好。

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市场活动

Zoho CRM 的最后一个主要功能是“市场活动选项卡。市场活动系列是您组织潜在客户并将其汇集到整个过程中的另一种方式,直到交易完成(并有望获胜)。实际上,它们是营销活动,您可以设定预算,制定预期收入并跟踪实际成本。营销活动的类型不同,因此您可以按一些更常见的类别进行跟踪。您还可以随时调整广告系列的状态。

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保存后,您将进入现在熟悉的广告系列个人资料页面。对于电子邮件、任务等,您可以获得与往常相同的选项。另外这次,您可以将 潜在客户附加并创建到活动中。这样,您和您的团队就可以在此过程中跟踪他们,以免他们重复自己。

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而且,正如您此时可能假设的那样,活动现在也显示在潜在客户的个人资料中。

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现在您可能能够看到 Zoho CRM(以及其他 CRM)的真正魅力:您需要的所有信息都在您可能存在的任何地方。太奇妙了。

其他特征

我还想谈谈 Zoho 中隐藏的其他一些功能。它们不像潜在客户跟踪或活动管理那样不可或缺,但它们仍然很有帮助。

第一个是 便笺 功能,它整天都卡 在每个页面的右下角。(是的,我一直等到现在才谈论这个,只是为了制造那个可怕的双关语。)固定页脚和它的工具有几乎在每个屏幕截图中都被我们卡住了。当您单击该图标时,它们会弹出,并且它们会一直存在,直到您再次单击切换按钮 – 或者单击不是便签的东西。使用这些就像一个便签本,以确保您的想法持续存在,以及您可能需要在当时或不久的将来知道的临时信息,然后摆脱。

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直接在便笺旁边是您的快捷方式单击最近项目列表最远右下角的时钟 。单击弹出窗口中的任何内容,您就会被带到那里,而无需浏览每个部分的所有级别和层。这很不错。你会爱上这个的。

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最后,您的个人资料图片右上角的 +为您提供了一个快捷方式来创建到目前为止我们已经处理过的任何内容。在相应的选项卡首先将您带到仪表盘的地方,这些快捷方式直接创建一个新条目,省去了中间人。或中间标签。或者其他的东西。任何。同样,这将使您的生活更轻松,工作流程更高效,就像捷径一样。

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除此以外,全新的 Zoho CRM 已经添加了更加丰富的功能支持。包括比如数据深度分析、产品、报价、销售订单、采购订单、发货单、Salesinbox、供应商、价格表、服务支持、解决方案、预测、访问、社交等等。

所以上述提及的只是 Zoho CRM 的一些皮毛。如果要深入研究,对 Zoho CRM 的每一个功能进行说明,估计都可以写成一本书了。

Zoho CRM 目前已经支持简体中文,对 CRM 有需求的朋友可以访问他们的官方,进行深入研究。

小结

好吧,这就是 Zoho CRM 的内容。好吧,至少对于免费版本。考虑一下。这里只讨论了您可以在免费版 CRM 中使用的工具。添加他们的任何付费功能,您可以将其视为从驾驶普锐斯到驾驶特斯拉。这是一个重大的升级,当然。但是,如果驾驶 Prius 就像使用免费版的 Zoho CRM……请系好安全带。

如果您是 WordPress 用户,您可能还想知道 Zoho CRM 可以与各种 WordPress 插件集成,例如与 Contact Form 7集成。

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